Gouvernance des renseignements personnels

À faire valider. Ce texte a été rédigé pour refléter le fonctionnement réel de la plateforme et les exigences de la Loi 25. Il est recommandé de le faire réviser par un conseiller juridique avant le lancement public.

Entrée en vigueur : 2 octobre 2026 (mise à jour le 3 octobre 2026)

La présente politique décrit l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels, les rôles et responsabilités des membres de notre personnel tout au long de leur cycle de vie, ainsi que le processus de traitement des plaintes. Elle est publiée conformément à l’article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle s’applique à Solutions Techno-Rédac inc. dans le cadre de l’exploitation de la plateforme Soumets ton projet, ainsi qu’à toute personne qui traite des renseignements personnels pour notre compte.

1. Principes

• Nécessité : nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte.
• Transparence : nous informons les personnes des fins, de l’utilisation et de la communication de leurs renseignements (voir la politique de confidentialité).
• Consentement : nous utilisons et communiquons les renseignements uniquement aux fins consenties, sauf exception prévue par la loi.
• Confidentialité par défaut : les paramètres de la plateforme offrent par défaut le plus haut niveau de confidentialité (par exemple, les coordonnées des clients ne sont jamais publiques).
• Minimisation de la conservation : les renseignements sont détruits ou anonymisés lorsque leur fin est accomplie.

2. Rôles et responsabilités

Responsable de la protection des renseignements personnels

Anne-Marie Coulombe, présidente (info@soumetstonprojet.ca) exerce cette fonction, qui lui a été déléguée par écrit. Elle veille au respect de la loi et de la présente politique, notamment :

• approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels;
• recevoir et traiter les demandes d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité, ainsi que les plaintes;
• tenir le registre des incidents de confidentialité et coordonner la réponse aux incidents;
• participer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP);
• s’assurer que le personnel est sensibilisé et formé.

Personnel et collaborateurs

• N’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
• Respecter la confidentialité des renseignements, y compris après la fin de leur emploi ou de leur mandat.
• Signaler sans délai à la responsable tout incident de confidentialité réel ou soupçonné.

Fournisseurs

Les fournisseurs qui traitent des renseignements pour notre compte (hébergement, courriels, paiements) s’engagent par contrat à les protéger, à ne les utiliser qu’aux fins du mandat et à nous aviser de tout incident.

3. Cycle de vie des renseignements

Collecte

Les renseignements sont recueillis directement auprès des personnes concernées, par les formulaires de la plateforme (publication d’un projet, manifestation d’intérêt, abonnement, contact, infolettre). Chaque formulaire n’exige que les champs nécessaires.

Utilisation et communication

Les renseignements sont utilisés aux fins décrites dans la politique de confidentialité. Les coordonnées d’un professionnel ne sont communiquées qu’au client du projet pour lequel il manifeste son intérêt. Aucun renseignement n’est vendu ni utilisé à des fins de profilage. Le contenu de la messagerie est chiffré. L’administration de Soumets ton projet peut y accéder exceptionnellement, uniquement pour traiter un litige ou un signalement d’abus, répondre à une demande d’une autorité qui a le pouvoir de l’exiger, ou répondre à une demande d’accès formulée en vertu de la loi. Chaque consultation est motivée et consignée dans un registre.

Conservation et destruction

Renseignements	Durée de conservation
Projet refusé ou non publié	90 jours après la décision, puis destruction
Messages échangés dans la messagerie	24 mois après le dernier message, ou dès la suppression du compte ou du projet, puis destruction automatique
Registre des consultations administratives des messages	3 ans après la consultation
Projet publié (fiche et coordonnées du client)	Durée de la publication, puis 12 mois après sa fermeture ou son retrait
Manifestations d’intérêt	24 mois après leur envoi
Compte d’un professionnel	Durée de l’abonnement, puis 24 mois après la fin du dernier abonnement, sauf demande de suppression
Factures et historique de paiement	7 ans (obligations fiscales)
Messages reçus par le formulaire de contact	24 mois après le traitement de la demande
Abonnés à l’infolettre	Jusqu’au désabonnement
Journaux techniques et journaux de courriels	90 jours
Registre des incidents de confidentialité	5 ans après la prise de connaissance de l’incident

À l’échéance, les renseignements sont supprimés de façon sécuritaire de la plateforme et des sauvegardes selon leur cycle de rotation, ou anonymisés de manière irréversible à des fins sérieuses et légitimes (par exemple, des statistiques globales).

4. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Une EFVP est réalisée avant tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système impliquant des renseignements personnels (par exemple, l’ajout d’une messagerie, d’un outil de marketing ou d’un nouveau fournisseur), ainsi qu’avant toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec.

5. Incidents de confidentialité

Tout accès, utilisation ou communication non autorisés, ou toute perte de renseignements personnels, constitue un incident de confidentialité. Lorsqu’un incident survient, nous :

• prenons sans délai les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter qu’il se reproduise;
• évaluons le risque de préjudice sérieux;
• si ce risque est sérieux, avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées;
• consignons l’incident dans notre registre.

6. Traitement des plaintes

Toute personne peut déposer une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels en écrivant à info@soumetstonprojet.ca, en indiquant ses coordonnées et la nature de la plainte.

• Un accusé de réception est envoyé dans les 5 jours ouvrables.
• La responsable analyse la plainte et peut communiquer avec la personne pour obtenir des précisions.
• Une réponse écrite et motivée est transmise au plus tard 30 jours après la réception de la plainte.
• Si la personne n’est pas satisfaite, elle peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

7. Demandes d’accès et de rectification

Les demandes sont adressées par écrit à info@soumetstonprojet.ca. Nous vérifions l’identité du demandeur et répondons dans un délai de 30 jours. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription ou la reproduction, après en avoir informé le demandeur.

8. Formation et sensibilisation

Les personnes ayant accès à des renseignements personnels sont informées de la présente politique dès leur arrivée et reçoivent un rappel annuel des bonnes pratiques.

9. Sondages

Si nous réalisons un sondage auprès des utilisateurs, la responsable évalue au préalable la nécessité de recourir au sondage et l’aspect éthique de celui-ci.

10. Révision

La présente politique est révisée au moins une fois par année, ou lors de tout changement important aux activités de la plateforme.

11. Nous joindre

Solutions Techno-Rédac inc. — Soumets ton projet
Responsable de la protection des renseignements personnels : Anne-Marie Coulombe, présidente
Courriel : info@soumetstonprojet.ca